【デモあり】シフト表作成を5分で終わらせる｜無料で試せる自動作成ツール

シフト表を1ヶ月分組むのに、いま何時間かけているでしょうか。

先日、宿泊施設の夜勤シフトを1枚のHTMLファイルで自動化しました。希望休を先に入れてボタンを押すと、条件を満たした1ヶ月分の勤務表が1秒とかからずに出ます。気に入らない箇所を直しても、終わるまで5分ほどです。

しかも月額はゼロです。インストールもアカウント登録も要りません。ファイルをダブルクリックすればブラウザで開き、ネットに繋がっていなくても動きます。

このツールは実際に触れます。

「シフト自動作成」を押すと、その場で1ヶ月分の勤務表ができあがります。押すたびに違う案が出るので、何度か試してみてください。スタッフ名はすべて架空のもので、入力内容はご覧になっているブラウザの中だけに保存されます。

シフト作成ツールを探すと、比較記事に並ぶのはほぼクラウドサービスです。月額250円／人、あるいは定額で月3万円前後。そして多くの場合、自社の勤務ルールが少し特殊なだけで「設定できる範囲」から外れてしまいます。

この記事では、その実例をもとに「1ファイルで作る」という選択肢が現実的に何を解決し、何を解決しないのかを解説します。作り手の宣伝ではなく、判断材料として読めるよう、できないことも正直に書きます。

なぜ既存のシフト作成ツールが「合わない」のか

比較サイトで紹介されているツールは、どれもよくできています。問題は品質ではなく、前提の違いにあります。

理由は3つあります。

ひとつめは、料金が人数に比例することです。月額250円／人でも、20人いれば年間6万円。シフト作成という一点の作業に、毎年払い続ける構造になります。

ふたつめは、自社ルールの表現力です。大手比較サイト自身が「企業特有のルールやスタッフの個別事情を完全に言語化するのは難しい」と認めており、結局は管理者による手直しが前提になっています。夜勤の交代パターン、特定の組み合わせを避けたい事情、新人と指導役を必ずペアにする運用——このあたりは、汎用ツールの設定画面では表現しきれないことが多くあります。

みっつめは、データの置き場所です。シフト表には職員の氏名と勤務予定が並びます。介護や医療の現場では、この情報を外部のサーバーに置くこと自体に抵抗があるケースが実在します。

1枚のHTMLで作るという選択肢

ここで言う「1枚のHTML」は、ファイルがひとつだけのWebアプリです。フォルダに置いてダブルクリックすると、いつものブラウザで開きます。EdgeでもChromeでもSafariでも動きます。

インストールもアカウント登録も必要ありません。サーバーも使わないため、月額費用が発生しません。入力したデータはそのパソコンのブラウザの中に保存され、外部に送信されません。

一般的なクラウドサービスと比べると、性格の違いがはっきりします。

項目	クラウドサービス	1ファイルのHTML
費用	月額250円／人〜、定額なら月3万円前後	月額ゼロ（制作費のみ）
導入の手間	アカウント登録・スタッフ招待	ファイルを開くだけ
データの置き場	サービス提供者のサーバー	自分のパソコンの中だけ
ネット接続	必要	不要
自社ルールへの対応	用意された設定の範囲内	現場に合わせて作れる
複数人での同時編集	できる	できない
向いている規模	大人数・多店舗も可	数人〜十数人
保守	提供者が継続対応	作った人に都度依頼

どちらが優れているという話ではありません。人数が多く、複数拠点で同時に触る必要があるならクラウドが適しています。逆に、少人数で、ルールが特殊で、データを外に出したくないなら、1ファイル方式が噛み合います。

実際に組んだ夜勤シフトの条件

抽象論だと伝わりにくいので、実際に自動化した条件を挙げます。夜勤帯にAとBの2つの枠があり、毎日それぞれ1名ずつ必要という前提です。

• 人によって週の上限日数が違う（週3日までの人、週5日まで働ける人が混在する）
• 連続勤務は最大4日まで
• 特定の2人を同じ夜に組ませない（絶対に避ける・できれば避ける・可能なら避ける、の3段階）
• 新人は指導役が入っている夜にだけ配置する
• 特定の曜日に休みたい人がいる（絶対・なるべく、の2段階）
• 1名体制でよい日と、施設が休みで誰も入らない日がある
• 希望休はあらかじめ入れておき、自動作成でも絶対に上書きしない

これらは設定画面で指定します。勤務パターンは人ごとに選べて、週の上限日数や勤務時間も現場の実態に合わせて変えられます。

これを満たしたうえで、ボタンを押すと1ヶ月分の案が出ます。押すたびに違う組み合わせが出るので、何度か押して納得のいく案を選べます。条件を満たせない日があれば、その列が赤くなって知らせます。

完成したらExcelに書き出せます。様式は現場でこれまで使ってきたものに合わせました。ここは地味ですが重要で、出力の見た目が変わると現場は受け入れてくれません。

ここまで読んで「うちの条件でも組めるのか」と思われたなら、実際に触ってみるのが早いです。上に挙げた条件は、すべてデモ版に入っています。

なおデモ版では、Excel出力だけ無効にしています。

この方式のメリット

実際に運用してみて、はっきりした利点は4つです。

月額費用がかからないため、使い続けるほど有利になります。人数が増えても料金は変わりません。

導入のハードルがほぼゼロです。ファイルを渡して「ダブルクリックしてください」で終わります。アカウントを作り、スタッフを招待し、使い方を説明する工程がまるごと不要になります。

データが外に出ません。職員の氏名と勤務予定は、そのパソコンの中だけにあります。

そして現場のルールをそのまま実装できます。汎用ツールに現場を合わせるのではなく、現場に道具を合わせられる。これが一番大きい差です。AIを使った業務効率化の考え方についてはAIで減らせる定型業務10選でも触れています。

できないこと・作れば できること

導入を検討するなら、ここが一番重要です。ただし「できない」と一括りにすると判断を誤ります。構造上むずかしいことと、今回は入れていないだけのことは、性質がまったく違うからです。

構造上むずかしいこと

サーバーを持たない設計の裏返しなので、この方式を保つ限りは解決しません。

複数人での同時編集はできません。1台のパソコンで1人が作る前提の道具です。作った表を全員に見せたいなら、Excelに書き出して配る運用になります。ここが必要な現場は、素直にクラウドサービスを選んだほうが確実です。

他の仕組みと組み合わせれば できること

一方で「ツール単体ではできない」だけで、別の仕組みと繋げば解決することもあります。代表がスタッフからの希望休の集め方です。

このツールに窓口はありませんが、LINE公式アカウントを使えば、スタッフはスマートフォンから希望休を送れます。カレンダーから休みたい日をタップして送信すると、回答が一覧に溜まっていく。あとはその一覧を見ながらツールに入れ、ボタンを押すだけです。

こうした運用は設計できます。集めた回答をツールに読み込む機能を足せば、入力の手間もなくせます。LINE公式アカウントでできることは熊本でLINE公式アカウントの構築・運用代行を頼むにはでも解説しています。

今回は入れていないが、作れば対応できること

一方で、次の4つは技術的な限界ではありません。今回の現場に不要だったので作らなかっただけです。

入力内容の保存先は、ファイルに書き出して次回読み込む仕組みを足せば、ブラウザのデータを消しても失われなくなります。現状は月が確定したらExcelに書き出す運用でカバーしています。

給与計算ソフトとの連携も、先方の取込形式に合わせたCSVを書き出せば実用上つながります。

労働時間や連勤日数のチェック機能も、ルールをそのままコードにすれば実装できます。

人数規模も、部署ごとにタブを分ければ数十人でも扱えます。今回は7名だったので、1画面に収める設計にしました。

責任の線引きだけは変わりません

チェック機能を入れられることと、法令適合を保証できることは別の話です。作られた案が労務上問題ないかどうかの最終判断は、必ず人が行う前提です。ここは作り込みでは解決しません。

現場に合わせて足していけるのがこの方式の性格です。逆に言えば、必要なものが最初から全部入っている既製品とは、そこが違います。

どんな現場に向いているか

ここまでを踏まえると、向き不向きははっきりします。

向いているのは、シフトを組む人が1人か2人で、対象人数が数人から十数人、勤務ルールが独特で汎用ツールの設定に収まらず、職員情報を外部に置きたくない現場です。宿泊施設の夜勤、介護施設の当直、小規模な飲食店などが当てはまります。

向いていないのは、数十人以上を複数の担当者が同時に触る必要のある現場です。ここだけはサーバーが要るので、クラウドサービスのほうが確実に楽です。勤怠や給与との連携、スタッフからの希望休の集め方は、作り込みや他の仕組みとの組み合わせで解けるため、これだけを理由に諦める必要はありません。

アイディア次第で、自社に合った道具が作れる時代

かつて業務ツールを作るとなれば、相応の費用と期間を要する案件でした。だから多くの現場は、既製品のほうに自社を合わせるしかなかった。

いまは事情が変わりました。今回のシフトツールも、条件を聞いてから動くものが出るまでは数時間です。AIを使えば、これまで「わざわざ作るほどでもない」と諦めていた規模の困りごとが、現実的な費用と期間で解ける範囲に入ってきました。

そのうえで効いてくるのは、技術力より組み合わせを思いつけるかどうかです。「希望休はLINEで集めて、シフトはブラウザで組んで、結果はExcelで配る」という設計は、LINE公式アカウントの運用も、Webの作り方も、AIでどこまで作れるかも知っていて初めて出てきます。ひとつの分野しか知らないと、その分野の中だけで解こうとしてしまう。

私はLINE公式アカウントの構築・運用代行、ホームページ制作、AI導入支援を並行して手がけています。分野をまたいで見ているぶん、「それはLINEでやるより1枚のHTMLで済みます」「そこは道具を作るより運用を変えたほうが早いです」といった判断ができます。

作ることが目的ではありません。目的は現場の手間が減ることなので、作らないほうが早い場面ではそう申し上げます。

よくある質問

Q1. Excelで作るのと何が違いますか？

Excelでも作れますが、条件を満たす組み合わせを自動で探す部分は関数だけでは組みにくく、マクロを書くことになります。マクロはファイルを配ると警告が出たり、環境によって動かなかったりします。1ファイルのHTMLなら、ブラウザさえあればどのパソコンでも同じように動きます。

Q2. データが消えてしまう心配はありませんか？

現状の作りではブラウザのデータを全消去すると消えるため、月が確定した時点でExcelに書き出して保存する運用をおすすめしています。ただしこれは技術的な限界ではありません。入力内容をファイルに書き出して次回読み込む仕組みを足せば解決できるので、必要なら作り込みます。

Q3. スタッフのスマートフォンから希望休を出せますか？

ツール単体ではできません。サーバーを持たないため、外部からデータを受け取る窓口がないからです。ただしLINE公式アカウントと組み合わせれば実現できます。スタッフがスマートフォンから休みたい日をタップして送り、その一覧をもとにシフトを組む、という運用です。集まった回答をツールに読み込む機能を足せば、入力の手間もなくせます。

Q4. 労働基準法のチェックはしてくれますか？

今回のツールには入れていません。設定した連勤日数や週の上限を守るだけです。週の労働時間や休憩の条件をチェックする機能は作れますが、それでも法令適合を保証するものにはなりません。作られた案が労務上問題ないかどうかの最終確認は、必ず人が行ってください。

Q5. 作ってもらう場合、どれくらいの期間がかかりますか？

条件の複雑さによります。今回の夜勤シフトの場合、条件の聞き取りから動くものが出るまでで数時間、現場からの追加要望を反映して仕上げるのにさらに時間をかけました。まず現在どうやってシフトを組んでいるかを伺うところから始めます。

まとめ｜道具を現場に合わせるという選択肢

シフト作成ツールが合わないと感じたとき、選択肢は「妥協して使う」か「諦めて手作業に戻る」かの二択ではありません。現場のルールに合わせて道具のほうを作る、という三つめの道があります。

1ファイルのHTMLという方式は、少人数・特殊ルール・データを外に出したくない、という条件が揃う現場で強く働きます。月額費用がかからず、導入の手間もほぼありません。複数人での同時編集だけは構造上むずかしいものの、それ以外は作り込みや他の仕組みとの組み合わせで足していけます。

大切なのは、どちらが優れているかではなく、自分の現場がどちら側にあるかを見極めることです。比較記事を10本読んでも「うちに合うものがなかった」という結論になったなら、それは探し方の問題ではなく、既製品の範囲に自社が収まっていないというサインかもしれません。

現場の業務を仕組みで解決したい、というご相談は お問い合わせ からお気軽にどうぞ。まず今どうやっているかを伺ったうえで、そもそも作るべきかどうかからお答えします。